Contabilidad de costos

HECHO ECONÓMICO

ASIENTO CONTABLE

COMENTARIOS

Compra de Materiales

Inventario Materiales

Cuentas por Pagar

Efectivo

D

C

C

ä Las materias primas y suministros, se solicitan a través del Departamento de Compras (La Solicitud de Materiales da origen a la Orden de Compra).

ä Dichos Materiales, se guardan en una Bodega (Se les hace un Informe de Recepción o Informe de Entrada) y se entrega sólo a través de una Requisición.

Consumo de Materiales

Inventario Producto en Proceso

CIF

Inventario de Materiales

D

D

C

ä El consumo de materiales se hace a través de una requisición de materiales.

ä La cuenta de producto en proceso, se controlaría por cada orden de producción y los CIF, por centro de costo.

Empaques y envolturas

CIF

Gastos de Ventas

Inventario Material de Empaques

D

D

C

ä Van a los CIF, en el caso de que el empaque o la envoltura, haga parte del producto terminado, como es el caso del vaso para el yogur, el plástico para el quesito o bocadillo, la botella en el vino.

ä Van a los Gastos de Ventas y distribución, cuando el empaque no hace parte del producto termiando, como es el caso de una caja de zapatos, la caja de un lapicero, el empaque de unas pilas.

Fletes y Acarreos

CIF

Efectivo

Cuentas por Pagar

D

C

C

ä En el caso de que el gasto de transporte sea ocasional y no haga parte de un mayor valor de la mercancía o de la meteria prima.

Pago de la Nómina

Nómina por Pagar

Cuentas por Pagar

(Retenciones de Nómina o Deducciones)

Efectivo

D

C

C

ä A cada trabajador se le entrega su colilla de pago respectiva.

ä En la MANO DE OBRA, se realizan tres actividades:

§ El control del Tiempo

§ El cálculo de la Nómina

§ La Asignación o Distribución de costos de la Nómina.

Distribución de la Nómina

Inventario Producto en Proceso

CIF

Gastos Administración y Ventas

Nómina por Pagar

D

D

D

C

ä Se utilizan las tarjetas de tiempos (control de entrada y salida) y la boleta de trabajo (elaborada por cada empleado, o supervisor, indicando en la orden en que laboró y por cuanto tiempo).

ä El Departamento de Nómina, calcula la nómina y envía los datos al Departamento de Costo, quienes se encargan de asignar el costo de la nómina y preparar los informes de costos.

ä Controlar el Inventario en Proceso por orden de trabajo y los CIF, por centro de costo.

Provisión de Prestaciones Sociales

(Inventario Producto en Proceso)

CIF

Gastos de Administración y Ventas (Prestaciones Sociales)

Provisión para Prestaciones Sociales

D

D

D

C

ä Provisión para prestaciones sociales son las cesantías, sus intereses, prima de servicios, vestido de labor. Otras provisiones como las vacaciones.

ä Según Oscar Gómez Bravo, las prestaciones sociales de la mano de obra directa, deben registrarse como un mayor valor del Inventario de Producto en Proceso. Polimeni, los carga a CIF.

Pago de Prestaciones Sociales

Provisión para Prestaciones Sociales

Gasto Prestaciones Sociales

Efectivo

D

D

C

ä Las provisiones se cierran al finalizar el período contable (31 de Diciembre) o cuando se efectue el pago de ellas al trabajador, en todo caso, del ajuste, el mayor será un gasto prestaciones más y el menor valor se cierra contra un Ingreso por ajuste.

ä Al finalizar el período contable, se traslada a la cuenta de Pasivos Laborales.

Contabilización de los CIF Reales

CIF

Depreciaciones

Servicios Públicos

Cuentas por Pagar

Efectivo

D

CCC

C

ä Los costos del período (CIF Reales), se van contabilizando normalmente.

ä Cada departamento debe llevar su hoja de CIF, lo que indica que se controla por centro de costos.

ä En los CIF, se registra todo lo que haya en dicha hoja, excepto los materiales indirectos y la mano de obra indirecta, ya que estos, debieron registrarse en los asientos anteriores.

ä En los CIF, se registran los fletes cuando no hagan parte de un mayor valor de la materia prima o del producto, y los empaques, cuando hacen parte del producto terminado.

ä Los CIF en mano de obra lo conforman:

· El trabajo suplementario (Horas Extras), diferente al laborado en una orden de producción o el laborado por negligencia o ineficiencia del trabajador.

· El tiempo ocioso justificable.

· La diferencia de lo producido por el trabajador y el salario mínimo garantizado, cuando no cubre la producción mínima, de manera que obtenga el salario mínimo (es un costo que cubre la empresa).

· Las Prestaciones Sociales (Cesantías, Intereses a las cesantías, prima, vestido de labor)

· Los Auxilios de transporte

· Las vacaciones

· Los parafiscales (caja de compensación familiar, SENA e ICBF) y la seguridad social (Riesgos profesionales, Aportes a las EPS y aportes por pensión), a cargo del empleador, se contabilizan como CIF vs Cuentas por Pagar.

Pago de Parafiscales

Gastos Parafiscales

Cuentas por Pagar

Efectivo

D

D

C

ä En Gastos Parafiscales, iría los aportes patronales por este concepto, de parte del personal de administración y de ventas.

Tasa de Aplicación predeterminada

Inventario Producto en Proceso

CIF Aplicados

D

C

ä Como los Departamentos de Servicios, benefician a los de producción, sus costos deben contabilizarse como CIF.

ä Debe asignarse el total de CIF presupuestados en los Departamentos de Servicios, a los Departamentos de Producción, y luego, calcularse una tasa de aplicación de CIF, para cada departamento de producción.

ä Los CIF se aplican a medida que la producción avanza, cargándose a Inventario de Producto en Proceso.

ä Dicha tasa se cálcula de dividir unos CIF ESTIMADOS o presupuestados, para el período siguiente, calculado con bases técnicas, sobre LA BASE de un nivel de producción estimado, que se calcula según la capacidad productiva, de conformidad con la proyección de ventas. Dicha base puede ser en costo de los materiales directos, en horas máquina, en horas hombre, en metros cuadrados, en costo primo, o en otras.

ä Para un buen presupuesto de CIF, es necesario determinar a quellos conceptos que son variables, fijos o mixtos.

ä En cuanto a los CIF FIJOS, es bueno darles un tratamiento fijo, esto se logra a través de la asignación de valores FIJOS (por ejemplo valores porcentuales).

Las Unidades Dañadas son aquellas que no cumplen los estándares de la producción y que se venden por su valor residual o que se descartan y no se efectúa trabajo adicional en ellas.

Las Unidades Defectuosas son aquellas que no cumplen los estándares de la producción y que se deben REELABORAR con el fin de poder venderlas como unidades buenas o como mercancía defectuosa.

El Material de Desecho, son las materias primas que sobran del proceso de producción y que no pueden reintegrarse a la producción para el mismo propósito, pero que pueden utilizarse para un proceso de producción diferente o venderse a terceras personas por un valor nominal.

TIEMPO EXTRA: Hay que diferenciar tres situaciones, primera, si el trabajador laboró en cualquier cosa diferente a su labor productiva o manufacturera, la jornada normal iría al Inventario de Trabajo en Proceso y el tiempo extra como CIF, ambos contra Nómina por Pagar.

Segundo, Si el tiempo extra es sobre una orden de trabajo específica, iría Inventario de Producto en Proceso contra Nómina por Pagar.

Tercero, Si el tiempo extra fue por negligencia o ineficiencia del trabajador, se registraría el Inventario de Producto en Proceso (orden ##) y Pérdida por Tiempo Extra contra Nómina por Pagar.

TIEMPO OCIOSO: Si el tiempo ocioso es justificable (error de fuerza mayor), iría a los CIF, subcuenta tiempo ocioso contra Nómina por Pagar.

Si no es justificable, se lleva a Pérdida por Tiempo Ocioso.

SISTEMAS DE INVENTARIO: El sistema de Inventario Periódico, posee los métodos de valoración Identificación Específica, Costo Promedio Simple o Ponderado, el UEPS y el PEPS.

El sistema de Inventario Perpetuo o Permanente, posee los métodos de valoración Identificación específica, Costo Promedio Móvil Simple o Ponderado.

SALARIO MÍNIMO GARANTIZADO E INCENTIVOS: Es lo que se conoce como trabajo a destajo; se pueden presentar dos casos, en el primero, el trabajador puede lograr la producción mínima o sobrepasarla, en ambos casos, se registra al Inventario de Producto en Proceso vs la Nómina por Pagar.

En el segundo caso, el trabajador no logra la producción mínima, pero debe reconocersele el salario mínimo, por tanto lo que él, efectivamente produjo, iría al Inventario de Producto en Proceso, la diferencia para llegar al mínimo, iría a los CIF, ambos contra la Nómina por Pagar.

ASIGNACIÓN DE LOS COSTOS PRESUPUESTADOS DE LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS A LOS DE PRODUCCIÓN: Los CIF se aplicaron en base a datos reales, pero la tasa es estimada.

Estimaciones o presupuestos por cada Departamento de Servicios

Distribución de esos presupuestos a los de Producción a través de un métodos (Directo, Escalonado o Algebraico)

Cálculo de la tasa de aplicación por Departamento de Producción

Aplicación de CIF en cada Departamento de Producción, multiplicando la tasa por la base real (Los CIF se aplicaron con base a datos reales, pero la tasa es estimada)

Distribuir los valores reales de los servicios a los Departamentos de Producción

ASIGNACIÓN DE LOS COSTOS REALES DE LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS A LOS DE PRODUCCIÓN.

Esta asignación se realiza por cualquiera de los métodos, directo, escalonado o algebraico, y una vez asignados, se puede proceder al cierre de los CIF aplicados.

CIF Departamento Producción 1 …………..D

CIF Departamento Producción 2 ..………….D

CIF Departamento Servicios 1 ……………………….C